تقوم دائرة الشؤون الادارية والمالية بمتابعة الاحتياجات المالية للجامعة وتعمل على استكمال الأعمال من خلال نشاط كل قسم من أقسام دائرة المالية وحسب تخصصه. وتعتبر الأقسام المالية وحدة واحدة متكاملة ضمن دائرة الشؤون المالية على النحو التالي :
قسم التخطيط المالي :- يقوم القسم بإعداد الميزانية السنوية ومناقشتها مع وزارة المالية وتحديد احتياجات ومتطلبات كليات ومعاهد ومراكز الجامعة من خلال توفير الاحتياجات المالية من السلع والخدمات والأصول الثابتة والصيانة والتمويل الرواتب ومتابعتها شهريا مع وزارة المالية ومتابعة المناقلات بين اعتمادات الموازنة ومتابعة رسائل الوزارة والتعليمات وتعميمها على الجامعة ومتابعة الرسائل والاستفسارات من الكليات والمعاهد وأقسام الجامعة والإجابة عليها .
قسم التقارير الموحدة: – يقوم القسم بجمع وتوحيد ميزان المراجعة الصادر عن الكليات والمعاهد مع الرصيد الموحد لكليات ومعاهد ومراكز الجامعة البالغ عددها (33) وإعداد جداول الإنفاق على مستوى الجامعة فيما يتعلق بالتقارير الموحدة. استغلال وتنفيذ الصرف ضمن التخصيصات المالية في الموازنة الاتحادية وتحديد نسبة تجاوز الإنفاق ضمن التخصيصات المعتمدة في الموازنة وإعداد جداول الدخول على مستوى الجامعة وبما يتوافق مع البيان البنكي الموحد.
قسم الحسابات – قسم الحسابات ضمن التشكيلات التي يتم تمويلها كما هو الحال في كليات ومؤسسات الجامعة، يقوم بتنفيذ الموازنة المتعلقة باللوازم والسلع الخدمية وصيانة الأصول بعد الحصول على الموافقات الأساسية من خلال دفع الرواتب، البدلات وتسهيل جميع معاملات مركز الجامعة.
حسابات الخطة الاستثمارية :- يقوم القسم بتنفيذ النفقات للمشاريع الرأسمالية ضمن الموازنة الاستثمارية للمشاريع المتعاقد عليها مع الجامعة وصرف البدلات المعتمدة عن طريق فحص واحتساب الأعمال المقدمة من قبل القسم الهندسي ومتابعتها التمويل المطلق من قبل وزارة التخطيط واعداد الجداول المجمعة شهريا شاملة النفقات والتي تعتمد على آلية التمويل من وزارة المالية واعداد الموازنات شهريا ومتابعة المناقلات بين المشاريع ضمن خطة الموازنة الاستثمارية السنوية.
قسم صندوق التعليم العالي :- وفقا لأحكام المادتين (10) و (47) من قانون وزارة التعليم العالي والبحث العلمي رقم (40) لسنة 1988 وصندوق المساعدة رقم (لا يوجد) لسنة 2004 يكون الصندوق هو العمل في الجامعة على مواجهة الاختناقات ضمن الموازنة التشغيلية وتوزيع الحوافز السنوية واستلام الإيرادات بأنواعها والمنح والتبرعات وإعداد الموازنات الشهرية والإجابة على استفسارات الكليات المتعلقة بصندوق أنشطة التعليم العالي .
قسم المخصصات : يقوم بتلبية احتياجات أقسام الجامعة من المواد التي تشتريها اللجان المركزية من الأصول الثابتة والمعدات والقرطاسية والسلع الاستهلاكية والرياضية وقطع غيار السيارات واستلام الهدايا والتبرعات من الوزارة وتوزيعها منها إلى الكليات والمراكز والمعاهد حسب توجيهات رئيس الجامعة وحصر أصول أقسام الجامعة وتشكيل لجان شطب لشطب المواد المستهلكة بعد الحصول على الموافقات الأساسية ومتابعة المخازن وتنظيمها مع وضع جميع المواد الداخلة والخارجة في سجلات قسم الأحكام.
وهو أمر حيوي لرئاسة الجامعة التي ظهرت مع إنشائها. وظهر ذلك من حجم العمل الذي يتم إنجازه ويبلغ عدد الموظفين على الملاك الدائم 14863 وما يقرب من 1069 موظفا يعملون بعقود وأجور يوميا. . ومن الجدير بالذكر أنه في بداية تأسيسها كان هناك ما يسمى بإدارة الشؤون المالية والإدارية واستمرت في العمل حتى بداية الثمانينات من القرن الماضي لفصل القسمين عن بعضهما البعض وضم القسمين القانونيين الشؤون مع قسم الشؤون الإدارية. وظهور ما يسمى بالشؤون القانونية والإدارية (كون لا شيء فوق القانون) واستمر هذا العمل حتى عام 2004 حيث تم فصل الشئون القانونية عن الإدارية واستمر حتى يومنا هذا والأجور يوميا.
يكون الهيكل التنظيمي لإدارة الشؤون الإدارية على النحو التالي:
وحدة الإداريين والتي تعنى بغير الحاصلين على درجات علمية وتقوم بخدمات التنسيب والنقل والمبادرات الخاصة بالتعيين والأجور اليومية وأوامر الاستقالة وفك الارتباط وأوامر بدلات المخاطر وبدلات الوظائف وأوامر المرجعية واللجان وعقود التثبيت.
وحدة الملفات: وظيفتها حفظ الأوامر والأولويات في الملفات والتحقق من إصدار وثائق الموظفين وأعضاء هيئة التدريس ودعم المجلدات المستلمة وطلب دعم الموظفين وأعضاء هيئة التدريس بخدمة التغذية وفتح هذه الملفات للموظفين الجدد و أعضاء هيئة التدريس وإرسال تلك الملفات للمعاد توزيعهم خارج ديوان الجامعة.
وحدة الإجازات والتقاعد: – تقوم هذه الوحدة بإصدار أوامر الإجازات المرضية وحساب أيام الإجازة للموظفين وأوامر الإجازات العادية والإجازات بدون راتب ونقل الموظفين إلى المركز الصحي وإجازات الأمومة وأوامر التقاعد مكافأة التعويضات وأوامر فك الارتباط، وإصدار التقارير الطبية الصحية، وإصدار السن، وأوامر صرف المكافآت التعويضية للشهداء، والأوامر بإضافة الخدمات العسكرية إلى الخدمات المدنية.
تضم شعبة شؤون الموظفين الوحدات التالية: شعبة الحيازة – وهي إحدى الوحدات التي تختص بتعديل رواتب الموظفين ومسمياتهم وبدلات العمل سنوياً وإضافة سنوات الخدمة للمعلمين واعتماد ملاكات الهيئة. جامعة بغداد.
شعبة أعضاء هيئة التدريس :- تعنى هذه الشعبة بالمحاضرين الجامعيين فقط . كما يتناول الأمر بالتقاعد وتعيين ونقل خدمات الموظفين. كما يتناول هذا القسم صلاحية المرشح للتدريس ويقدم لهم الألقاب العلمية وكتب الشكر والتقدير والإعفاء وأوامر التفرغ والانتشار داخل الدولة.
شعبة الهويات: – تقوم هذه الشعبة بتنظيم هويات أعضاء هيئة التدريس والموظفين لرئيس الجامعة وأقسامها. ويختص بتوفير الشارات لحرس الجامعة وتنظيم هويات طلبة الدراسات العليا للمعلومات المركزية في الجادرية والمكتبة المركزية في باب المعظم وكذلك تصميم شعارات لأقسام الجامعة وتدقيق الهويات بشكل دوري والتحقيق في فقدان بطاقات الهوية.
الوحدات التي ترتبط مباشرة بمدير الإدارة:
وحدة السكرتارية: في هذه الوحدة يتم تنظيم البريد والمقابلات والاجتماعات.
وحدة المتابعة: يتم استقبال الرسائل من البريد المركزي للجامعة للرئيس والمساعدين وباقي الوحدات. ومن ثم يتم فرزها وتسجيلها وتوزيعها على الأقسام والكليات والمعاهد والمراكز الجامعية.
وحدة التحرير – وحدة تستخدم لمتابعة ردود كليات ومعاهد ومراكز وأقسام الجامعة من خلال برامج حاسوبية خاصة تظهر يومياً الإجابات المتأخرة والتأكد من استجاباتها الفورية تلقائياً.