Last Updated on 24/04/2012
قسم شؤون الطلبة يعقد الاجتماع الدوري لمعاوني العمداء ومدراء التسجيل في كليات جامعة
عقد قسم شؤون الطلبة في جامعة بغداد الاجتماع الدوري الرابع عشر(الاجتماع الثاني للعام الدراسي 2012/2011 ) للسادة معاوني العمداء ومدراء التسجيل في كليات جامعة بغداد بحضور المساعد العلمي لرئيس الجامعة الأستاذ الدكتور رياض عزيز هادي والدكتور حسين خضير الطائي مدير قسم شؤون الطلبة . وتضمن جدول الاجتماع تدقيق السجلات الامتحانية ( الماستر شيت ) و تدقيق وثائق الطلبة المقبولين (الصباحية ، المسائية ) و ملفات الطلبة و تدقيق وثائق المتخرجين والملاحظات والمعوقات التي واجهت الكلية
حيث تضمن المحور الاول
- التأكيد على العمل بالتعليمات الامتحانية والتوجيهات بصدد اللجان الامتحانية وفي مقدمتها اصدار الاوامر في تشكيل اللجان وبيان مهامها وعملها .
- التأكيد على العمل بالتعليمات الامتحانية والتوجيهات الصادرة من الوزارة والجامعة بصدد السجلات الامتحانية وفي مقدمتها :
أ- حفظ السجلات الامتحانية في اماكن محصنة .
ب- اصدار اوامر ادارية للموظفين المكلفين بمسؤولية هذه السجلات .
ت- تدقيق اسماء الطلبة المثبت اسمائهم في السجلات والاستمارات الامتحانية ومراحلهم و الاسم الرباعي لللطالب .
ث- الالتزام بالتعليمات الامتحانية والتوجيهات الصادرة من الوزارة و الجامعة بتثبيت الدرجات الامتحانية سواء في الاستمارات او السجلات الامتحانية وان تكون خالية من الحك والشطب وفي حالة الضرورة تكون بتوقيع السيد العميد او معاون العميد مع ضرورة توقيع اللجان في السجلات وكذلك كتابة اسم استاذ المادة وتوقيعه في السجلات .
ج- توقيع اللجان في السجلات و كذلك كتابة اسم استاذ المادة وتوقيعه في السجلات .
ح- المحافظة على السجلات من التلف .
خ- التذكير بوجوب اعلام الجامعة عن السجلات الامتحانية المفقودة والتالفة وتزويد الجامعة بمحاضر واجراءات الكليات بصددها .
د- من المهم ان يكون لدى الأقسام العلمية نسخة من السجل الامتحاني وكذلك سجل يسلم الى الكلية ونسخة مطابقة تماماً مع تلك التي تسلم الى تسجيل الكلية .
ذ- غلق صفحات الدرجات الامتحانية في حال الانتهاء .
ر- – اصدار اوامر ادارية باستلام وتسليم من اللجان الفرعية الى تسجيل الكلية مع وصف لكل سجل .
التأكيد على اعتماد نظام الارشفة الالكترونية للسجلات الامتحانية
اما المحور الثاني تضمن:
1- ضرورة تطبيق التعليمات والضوابط الخاصة بالقبول واستكمال ملفات الطلبة وبالشكل الذي يحقق التعليمات الضوابط الواردة في دليل الطالب .
2- منظومة التسجيل الموحد
3- تدقيق وثائق المقبولين ( المدخلات )
التذكير بضرورة انجاز صحة صدور وثائق أصحاب الشهادات المعادلة والمنقولين من خارج العراق ووثائق أبناء التدريسيين وذوي الشهداء والأوائل على المعاهد والاوائل على الاعداديات المهنية وذلك بارسال نسخ ملونة من الوثائق الى قسم شؤون الطلبة لغرض انجاز تاييد صحة صدورها .
تذكير الكليات بالاتزام
1) الالتزام بموعد التدقيق المحدد وبخلافه يتعذر التدقيق
2) جلب ختم مدير التسجيل
3) جلب الكتب الرسمية الصادرة من دائرتنا وفق التقرير المرفق طياً نسخة منه راجين العمل بمضونه .
4) تبويب اسماء الطلبة المشمولين بالتدقيق بقوائم موقعة من قبل السيد عميد الكلية للعام الدراسي الحالي والسنوات السابقة ان وجد
5)يتحمل المخول مسؤولية التدقيق كاملة على ان يكون معرفة كاملة بعملية التدقيق ويفضل ان يكون من مسؤولي قسم التسجيل
6)يمنع منعاً باتاً ارسال موظف (بصفة عقد) او من خارج شعبة التسجيل ومهما كان العذر
7)مراعاة تقسيم كلياتكم على ايام المحددة لجامعتكم من اجل تدقيق حسب توجيه معاليه .
8)سوف يتم رفع موقف الى معالي الوزير حال انتهاء عملية التدقيق حسب توجيه معاليه .
اما المحور الثالث / اصدار الوثائق تضمن:-
- التأكيد على وجوب اعتماد التعليمات و التوجيهات بصدد اصدار الوثائق وفي مقدمتها :-
أ- التذكير باعتماد اصدار الاوامر الادارية بالتخرج في ضوء الاوامر الجامعية .
ب- الرجوع الى السجلات الامتحانية (الماستر شيت ) بصدد الدرجات النهائية للطالب .
ت- الاعتماد على الاستمارة المعدة من قبل الجامعة في درجات السعي .
ث- تذكير والتأكيد على حفظ نسخة من وثائق التخرج في اضبارة كل طالب .
ج- وجوب ان يكون لكل طالب ملف يحوي كافة المستمسكات وايضاً نتيجة الطالب النهائية بالتخرج .
ح- التأكيد على اعتماد رقم صادر لكل وثيقة تخرج .
خ- تحديد سقف زمني لانجاز اصدار وثائق الخريجين وتجنب التأخير . والتأكيد على ان يكون الوقت مناسب (لايتجاوز عشرة ايام ) في الاكثر .